Мы работаем из Петропавловска, а компаний на обслуживании у нас больше 100, и они разбросаны по всему Казахстану. Почти вся работа идёт онлайн: документы приходят в чат и в систему ЭСФ, учёт ведётся в облачной 1С, отчёты уходят в налоговую в электронном виде. Ниже описано, как это выглядит по шагам и что проверить, прежде чем отдавать учёт человеку, которого вы не видите в офисе.

Коротко

  • Учёт ведётся в 1С:Фреш: база открывается в браузере, у каждого пользователя свой логин и пароль.
  • Доступы настраиваем вместе при подключении.
  • От клиента нужны первичные документы в срок и оплата налогов с расчётного счёта организации.
  • Город бухгалтера на результат не влияет, а вот часы доступности и скорость ответа влияют.

Как документы попадают к бухгалтеру

Первичку обычно присылают сканом или фотографией: акт, накладную, договор, счёт. Электронные счета-фактуры бухгалтер смотрит прямо в ИС ЭСФ, пересылать их не нужно. С 2026 года плательщик НДС, получивший ЭСФ, должен подтвердить или отклонить его в системе, а неплательщик может отклонить исправленный или дополнительный ЭСФ в течение 10 календарных дней. Если за входящими никто не следит, срок проходит без всякого уведомления.

Выписку из банк-клиента обычно присылают файлом, и бухгалтер загружает её в базу, а платёжные поручения подписываете вы. Вопросы по документам решаются в чате, и срок ответа лучше узнать до подписания договора: от него зависит, успеете ли вы к срокам отчётности.

База в облаке: 1С:Фреш

1С:Фреш запускает программы 1С через интернет, без установки. По описанию на странице партнёра 1С, хватает браузера и стабильной связи, а резервные копии данных сервис делает сам. Для бухгалтерии есть приложение «1С:Бухгалтерия для Казахстана», для зарплаты и кадров «1С:Зарплата и управление персоналом для Казахстана».

Если база заведена на вашу организацию, вы в любой момент можете зайти и посмотреть проводки, остатки и взаиморасчёты, а при смене бухгалтера база остаётся у вас.

Без интернета в сервисе не поработать, об этом на той же странице сказано прямо, поэтому держите запасной канал, например мобильный.

Доступы

Для работы бухгалтеру нужны доступы к государственным кабинетам, банку и учётной базе. Какие именно и как их оформить, решаем с каждым клиентом при подключении. Любой доступ вы должны уметь отозвать за день.

Договор с нами подписывается удалённо. Мы работаем по договору присоединения, то есть условия едины для всех клиентов, а бухгалтер выходит на работу в день подписания.

Что делаете вы и что делает бухгалтер

ВыБухгалтер
Передаёте первичные документы в срокВносит их в 1С и сверяет с банковской выпиской
Выставляете и получаете ЭСФ, акты, накладные по своим сделкамКонтролирует входящие ЭСФ в системе и сроки подтверждения
Оплачиваете налоги и взносы с расчётного счёта организацииСчитает суммы, сообщает срок и готовит платёж
Открываете доступыГотовит и подаёт отчётность
Отвечаете на вопросы по сомнительным платежамПрисылает ежемесячный акт выполненных работ

Сроки на упрощёнке такие: декларацию по форме 910.00 сдают за полугодие не позднее 15 августа и 15 февраля, а налог платят не позднее 25 числа того же месяца (НК РК, ст. 722 и 727). Допустим, в июле вы получили предоплату от юрлица, а закрывающих документов пока нет. Как отразить эту сумму, бухгалтер решит по документам, и чем раньше они до него дойдут, тем меньше правок придётся вносить перед 15 февраля.

С личной карты налоги лучше не платить. Такого платежа нет в выписке по счёту организации, и учёту потом приходится выяснять, откуда взялись деньги и за что их уплатили.

Почему город не важен, а часы доступности важны

Все действия, из которых складывается учёт, происходят онлайн: ЭСФ выписываются в ИС ЭСФ, отчёты подаются в электронном виде, база открывается из любой точки. Бухгалтер в Петропавловске обслуживает компанию из любого региона так же, как сосед по офису, и ездить в налоговую обычно не приходится.

Зато если вы начинаете работу раньше или заканчиваете позже, чем бухгалтер, документ на подпись может ждать полдня. Договоритесь заранее о часах, когда вам отвечают, и о том, что делать при срочном вопросе вечером.

Как проверить удалённого бухгалтера

  1. Попросите логин в 1С:Фреш под своей организацией и посмотрите, как заполнена база.
  2. Уточните, какие доступы понадобятся бухгалтеру.
  3. Спросите, застрахована ли ответственность. У нас она застрахована на 10 000 000 ₸, и если ошибка бухгалтера привела к штрафу, ущерб возмещает страховая.
  4. Узнайте, какой документ вы получаете каждый месяц. У нас это акт выполненных работ.
  5. Задайте тестовый вопрос в чате и посмотрите, через какое время придёт ответ и насколько он конкретный.

Вопросы и ответы

Можно ли работать, если бухгалтер в другом городе? Да. ЭСФ, отчётность и база работают онлайн, и расстояние на них не влияет, поэтому смотреть стоит на доступность бухгалтера и согласованные часы ответа.

Какие доступы понадобятся бухгалтеру? К государственным кабинетам, банку и учётной базе. Как их оформить, решаем с каждым клиентом при подключении.

Что будет, если у меня пропал интернет? Облачная 1С без связи не открывается. Документы при этом можно сфотографировать и отправить, как только связь появится, а для работы с базой стоит иметь запасной канал.

Кто платит налоги? Организация, со своего расчётного счёта. Бухгалтер считает сумму, называет срок и готовит платёж, а подписываете и отправляете его вы.

Что такое ежемесячный акт? Документ, в котором мы фиксируем выполненные за месяц работы, и вы подтверждаете, что они выполнены.

Удалённое обслуживание у нас стоит от 40 000 ₸ в месяц для ИП, от 100 000 ₸ для ТОО на упрощёнке и от 300 000 ₸ для ТОО на общеустановленном режиме, подробности на странице аутсорсинг бухгалтерии.

Источники