Бухгалтера меняют, когда сотрудник уходит или когда штатная единица обходится дороже аутсорса. Теряют при этом обычно не из-за самой смены: в момент передачи выясняется, что база лежит на домашнем компьютере бухгалтера, а доступы компании оформлены на него лично. Ниже порядок, который позволяет передать дела за одну-две недели и ничего не потерять.

Коротко

  • Трудовой кодекс не описывает передачу бухгалтерских дел прямо, поэтому порядок передачи нужно закрепить своим документом: актом приёма-передачи.
  • Доступы уволившегося сотрудника сами не закрываются, их закрывают в день ухода.
  • Состояние расчётов с бюджетом видно в выписке из лицевого счёта: её выдают через eGov не позднее одного рабочего дня.
  • Ближайшую отчётность проверяйте до подписания акта, а не после.

Что должно быть в акте приёма-передачи

Акт нужен, чтобы в момент смены у вас была зафиксирована точка отсчёта: что передали, в каком состоянии и на какую дату. Если через полгода налоговая спросит про пропущенный период, этот документ покажет, кто отвечал за него до даты передачи, а кто после.

В акт стоит внести следующее:

  1. Базу 1С: копию или выгрузку на дату передачи либо перенос в 1С:Фреш, с указанием, кто владеет правами администратора.
  2. Первичные документы и реестры за все периоды, которые вёл бухгалтер: акты, накладные, счета-фактуры, кассовые документы, банковские выписки.
  3. Список доступов: Кабинет налогоплательщика, банк-клиент, ИС ЭСФ, кабинет по ОПВ и социальным отчислениям, почта, на которую приходят уведомления.
  4. Перечень незакрытых уведомлений налоговой и писем контрагентов.

Подписывают акт руководитель и уходящий бухгалтер, а новый специалист ставит отметку о приёме. Допустим, база за год лежит у предыдущего бухгалтера файлом на ноутбуке: с актом вы вправе требовать её возврата, без акта придётся доказывать, что она вообще существовала.

Доступы: что проверить в первую очередь

Типичная ситуация: бухгалтер уволился, а его доступы к кабинетам, банку и учётной базе остались рабочими. Автоматически они не отключаются, закрывать их нужно в день ухода, поэтому проверьте каждый доступ из списка в акте.

Отдельно смените пароли от банк-клиента, почты, облачных хранилищ и аккаунта 1С:Фреш и пересоберите в банке список лиц с правом первой и второй подписи.

Что сделать до увольнения штатного бухгалтера

Работник вправе расторгнуть договор по своей инициативе, уведомив работодателя не менее чем за один месяц, если трудовой договор не устанавливает более длинный срок. Передачу дел кодекс прямо не регулирует, поэтому порядок прописывают в должностной инструкции, приказе или соглашении.

Работает такая последовательность:

  • за две-три недели до ухода приказом поручить бухгалтеру подготовить акт и передать базу и доступы;
  • в последний рабочий день подписать акт и проверить вход в каждый кабинет с нового рабочего места;
  • после проверки в тот же день закрыть доступы уходящего сотрудника и сменить пароли.

Если отозвать доступы раньше, чем проверен вход, можно остаться без возможности сдать отчёт в срок.

Сверки, которые не стоит откладывать

Выписку из лицевого счёта налогоплательщика запрашивают через eGov, она приходит в электронном виде не позднее одного рабочего дня. В ней видно сальдо по налогам, платежам, социальным платежам, штрафам и пеням, а также зачёты и возвраты. Сведения о задолженности запрашиваются отдельно в том же портале.

С контрагентами мы просим сверить крупные суммы дебиторки и кредиторки актами на дату передачи: так расхождения видны сразу, пока прежний и новый бухгалтер ещё в одной переписке. Отдельно сверяют кассу и остатки по счетам с банковскими выписками, а выставленные и полученные ЭСФ с проведёнными в учёте документами.

Сроки, которые не сдвигаются

Передача дел не переносит сроки сдачи. Упрощённая декларация, форма 910.00, подаётся за полугодие не позднее 15 числа второго месяца после периода, то есть до 15 августа и 15 февраля, а налог платят до 25 числа. Декларация по НДС, форма 300.00, подаётся за квартал не ранее 15 и не позднее 15 числа второго месяца после квартала. Форма 200.00 по ИПН и социальным платежам сдаётся ежеквартально, а сами ИПН и соцплатежи платят ежемесячно не позднее 25 числа.

Если смена выпадает на конец периода, проще договориться, что отчётность за закрывающийся период сдаёт прежний бухгалтер, а новый принимает базу после этого. Когда прежний бухгалтер недоступен, учёт приходится восстанавливать по выпискам и первичке, и это дольше обычной передачи.

Вопросы и ответы

Можно ли получить базу 1С, если бухгалтер ушёл и не отвечает?
Если база в 1С:Фреш, права администратора должны быть у владельца подписки, то есть у руководителя. Если база стоит на компьютере сотрудника и копии нет, учёт придётся восстанавливать по первичным документам и банковским выпискам.

Нужно ли закрывать доступы, если бухгалтер уволился?
Да, в день ухода. Заодно смените пароли там, где они были общими.

Сколько занимает смена бухгалтера?
Сама передача при готовой базе идёт несколько рабочих дней, но запас в одну-две недели нужен на сверки и проверку доступов.

Кто отвечает за ошибки предыдущего бухгалтера?
Перед налоговой отвечает налогоплательщик, поэтому и нужны акт передачи и выписка из лицевого счёта на дату смены. У нас профессиональная ответственность застрахована на 10 000 000 ₸: если ошибка бухгалтера привела к штрафу, ущерб возмещает страховая, но это относится к периоду, когда учёт ведём мы.

Можно ли поменять бухгалтера посреди квартала?
Можно, но проще закрыть отчётный период прежним специалистом. Если это невозможно, мы принимаем учёт с остатками на дату передачи.

Как это устроено у нас

В KARPOV ACCOUNTING бухгалтер выходит в день подписания договора, учёт мы ведём в 1С:Фреш, а обслуживание стоит от 40 000 ₸ в месяц для ИП, от 100 000 ₸ для ТОО на упрощёнке и от 300 000 ₸ для ТОО на общеустановленном режиме; условия описаны на странице бухгалтерский аутсорсинг.

Источники