Владелец ИП или ТОО обычно выбирает бухгалтера по цене и по рекомендации, а о том, чья база 1С и что будет при расставании, вспоминает уже в споре. Между тем штраф за ошибку в отчётности придёт именно вам, поэтому вопросы лучше задать до подписи. Ниже перечень того, что мы советуем выяснить у любого исполнителя, нас в том числе.

Коротко

  • Штраф за ошибку в отчётности получает налогоплательщик, то есть вы. Бухгалтер отвечает перед вами по договору, и объём этой ответственности нужно читать в самом договоре.
  • Организацию учёта закон оставляет за руководством, а передачу ведения учёта на договор допускает прямо.
  • До договора выясните четыре вещи: чья база 1С, у кого доступы, как база возвращается вам и кто сдаёт отчётность.
  • Отчётность можно считать сданной, когда подтверждение приёма лежит в Кабинете налогоплательщика. Сообщения бухгалтера в мессенджере для этого мало.

Кто отвечает за ошибку и чем

За налоговые нарушения отвечает налогоплательщик. Если ТОО сдало декларацию с опозданием, штраф получает ТОО, даже когда опоздал бухгалтер. Так же описывает ответственность материал в библиотеке бухгалтера на cdb.kz.

Закон о бухгалтерском учёте тоже оставляет организацию учёта за руководством. В статье 8 Закона № 234-III сказано, что руководство организации или ИП отвечает за организацию учёта и утверждает учётную политику, а ведение учёта допускается передать по договору бухгалтерской или аудиторской организации либо профессиональному бухгалтеру. Поэтому передача учёта подрядчику не снимает с вас заботу о том, как он ведётся.

Штрафы за несданную отчётность устроены ступенчато. По статье 272 КоАП за первое нарушение срока выносят предупреждение, а штраф накладывают, если нарушение повторилось в течение календарного года. Размер зависит от категории предпринимательства и считается в МРП, поэтому актуальную сумму сверяйте с текстом кодекса на день сдачи.

Из этого следует практический вывод. Раз штраф приходит вам, возместить его должен тот, кто ошибся, и договор должен говорить, как именно. Допустим, бухгалтер забыл сдать форму, и вас оштрафовали при повторном нарушении. Если в договоре нет пункта о возмещении, вы будете доказывать вину по общим правилам, а если пункт есть, то требование вполне определённое.

Вопросы, которые стоит задать до подписания

  1. Есть ли у исполнителя страхование профессиональной ответственности и на какую сумму. У нас она застрахована на 10 000 000 ₸: если ошибка бухгалтера привела к штрафу, ущерб возмещает страховая.
  2. Кто сдаёт отчётность: вы, бухгалтер или кто-то третий.
  3. Чья база 1С, на каком аккаунте она живёт и кому принадлежат доступы.
  4. Что происходит при расставании: в каком виде и за какой срок вам вернут базу и документы.
  5. Какие отчёты вы получаете каждый месяц и в какой форме.
  6. Кто заменит бухгалтера в отпуск или болезнь.
  7. За какое время вам отвечают на вопрос и по какому каналу.

Хороший исполнитель ответит на все семь за один разговор. Если на какой-то вопрос отвечают уклончиво, это уже информация.

Чья база и чьи доступы

Самая частая проблема при смене бухгалтера состоит в том, что учёт лежит в чужой базе на чужом компьютере, а вы получаете выгрузку в Excel. Просите вести учёт в базе, которую вы видите сами: мы ведём учёт в 1С:Фреш.

Отдельно договоритесь о доступах к государственным кабинетам, банку и учётной базе. Любой доступ вы должны уметь отозвать за день, а права в банк-клиенте ограничиваются нужным набором операций.

При расставании вам должны вернуть базу с полной историей, документы за весь период обслуживания и список отчётов с подтверждениями из Кабинета. Договоритесь об этом заранее, пока отношения хорошие.

Что вы получаете каждый месяц

Минимальный набор для собственника выглядит так.

ЧтоЗачем это вам
Акт выполненных работПодтверждает, что услуга оказана и в каком объёме
Подтверждения сдачи отчётности из КабинетаДоказывают, что декларации реально поданы в срок
Сводка по налогам к уплате и срокамВидно, сколько и когда платить
Отчёт о доходах и расходахПонятно, куда идут деньги
Список невыставленных или непроведённых документовВидно, где учёт отстаёт

Упрощённую декларацию 910.00 сдают за полугодие не позднее 15 числа второго месяца после периода, то есть до 15 августа и 15 февраля, а налог платят до 25 числа того же месяца. Если ваш бухгалтер не называет эти даты без подсказки, спросите, как он их отслеживает.

Красные флаги

  • Бухгалтер работает один и замены нет. Когда он заболеет в день сдачи, отчёт сдавать некому.
  • Отчётность «сдана», но подтверждения из Кабинета вам не показывают.
  • Нет акта выполненных работ, значит, нет и документа, на который можно сослаться в споре.
  • У бухгалтера доступы без понятных границ, и отозвать их быстро нельзя.
  • Учёт ведётся в базе, к которой у вас нет доступа.

Один такой признак ещё можно обсудить, а два и больше означают, что договор лучше не подписывать.

Вопросы и ответы

Кто платит штраф, если бухгалтер сдал отчёт с ошибкой? Штраф налагают на налогоплательщика, то есть на вас. Вернуть деньги с бухгалтера можно только на основании договора, поэтому условие о возмещении нужно прочитать до подписи.

Что значит «отчёт сдан»? Это значит, что в Кабинете налогоплательщика есть подтверждение приёма. Просите его скриншотом или файлом после каждой сдачи.

Какие доступы давать бухгалтеру? Только те, что нужны для учёта и отчётности, и так, чтобы их можно было отозвать. Какие доступы нужны и как их оформить, решаем с каждым клиентом при подключении.

Как быстро бухгалтер должен отвечать? Назовите срок в договоре или в разговоре до него. У нас бухгалтер выходит в работу в день подписания договора.

Что делать, если пропущенная отчётность уже накопилась? Сначала посмотрите статус в Кабинете налогоплательщика, затем сдавайте пропущенные периоды. По нашей практике, если форму 910.00 не сдать, налоговая формирует нулевую сама (пока не всегда), после чего возможен камеральный контроль, а за неисполнение уведомления в срок в 30 рабочих дней блокируют счёт и налагают штраф.

Мы ведём учёт в 1С:Фреш, подписываем с клиентом договор присоединения и каждый месяц акт выполненных работ, а стоимость обслуживания начинается от 40 000 ₸ в месяц для ИП и от 100 000 ₸ для ТОО на упрощёнке, подробности на странице аутсорсинг бухгалтерии.

Источники